Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ cột với các thành phần được sắp dọc theo trục hoành (trục x – phương ngang) theo thứ tự từ cao đến thấp tương ứng giá trị của trục tung (trục y – phương thẳng đứng) nhằm xác định những thành phần có vai trò quan trọng trong mối tương quan đầu vào – đầu ra của một vấn đề. Biểu đồ Pareto lần đầu tiên được đề xuất bởi Tiến sĩ Joseph M. Juran, được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý – Vilfredo Pareto – người đã quan sát, nghiên cứu và cho ra kết quả: 80% đất đai ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số.
Nguyên lý này phù hợp trong rất nhiều khía cạnh cuộc sống: 20% thời gian bỏ ra sẽ quyết định đến 80% kết quả thu được, 80% doanh thu công ty đến từ 20% khách hàng của họ, 20% khiếm khuyết của một sản phẩm gây nên 80% sự cố…. Khi kết quả này được áp vào phân tích các mô hình của vấn đề nào đó, nó cho một kết quả tương đương: 80% hệ quả được gây ra bởi 20% nguyên nhân. 20% nguyên nhân đó được gọi là thiểu số quan trọng, còn 80% nguyên nhân còn lại được gọi là đa số tầm thường.
Câu chuyện giải quyết vấn đề suy dinh dưỡng trong cuốn sách “Switch” của Chip và Dan Heath khá ấn tượng để minh họa cho quy luật này và chúng ta sẽ lướt qua nó để hiểu kĩ hơn về nguyên lý Pareto.
Năm 1990, Jerry Sternin – chuyên gia của Tổ chức Quốc tế Save the Children, được cử đến Việt Nam trong sáu tháng với mục tiêu tìm ra giải pháp giải quyết nạn suy dinh dưỡng tại đây. Có rất nhiều người đã lý giải nguồn gốc của nạn suy dinh dưỡng tại đây là do việc vệ sinh kém, thiếu nước sạch và đặc biệt là do đói nghèo.
Những nguyên nhân trên dù đúng nhưng nó không có ý nghĩa gì khi xem xét trong mục tiêu của Jerry Sternin – giải quyết tình trạng suy dinh dưỡng và trong thời gian 6 tháng. Rõ ràng những nguyên nhân kia vô nghĩa vì không thể dùng một nguồn kinh phí hạn hẹp trong thời gian ngắn để xóa bỏ đói nghèo, xây dựng cơ sở hạ tầng cho việc chăm sóc sức khỏe hay cung cấp nước sạch. Và như vậy, việc khắc phục tình trạng suy dinh dưỡng ở trẻ là không khả thi nếu mãi tìm kiếm giải pháp từ những nguyên nhân đó.
Sternin đã chọn một giải pháp đặc biệt – Tìm điểm sáng. Từ các nguồn lực của địa phương, Sternin cùng cộng sự thu thập được một bảng số liệu về cân nặng vào chiều cao của tất cả trẻ em. Dựa trên thông tin này, ông lọc ra những gia đình nghèo nhưng có những đứa trẻ có cân nặng và chiều cao lớn hơn những đứa trẻ khác (trong các gia đình tương tự).
Đây chính là điểm sáng mà nhiệm vụ của Sternin là nhân rộng nó. Nếu giải quyết tận gốc đói nghèo, vệ sinh hay nước sạch là vấn đề cực kì tốn kém và cần thời gian thì tận dụng điểm sáng mang lại một giải pháp đơn giản và thiết thực hơn rất nhiều.
Điều đầu tiên của kế hoạch này là loại bỏ những điểm sáng không điển hình. Ví dụ: Đứa trẻ có người thân làm trong một số cơ quan có thể hỗ trợ thêm cho gia đình về vấn đề lương thực. Điểm sáng này được xem là không điển hình vì không thể nhân rộng – không phải gia đình nào cũng có một người họ hàng có “khả năng” như thế.
Tiếp tục tìm kiếm và so sánh, Sternin tìm ra rất nhiều điểm khác biệt giữa những gia đình điểm sáng và các gia đình khác.
- Những đứa trẻ trong gia đình điểm sáng ăn 4 bữa/ngày thay vì 2 bữa/ngày như các gia đình khác (tổng lượng thức ăn/ngày là như nhau).
- Những đứa trẻ điểm sáng được đút, hoặc chăm sóc bữa ăn kĩ hơn (vệ sinh hơn, đúng giờ hơn) còn những đứa trẻ ốm yếu thường được cho ăn theo nhu cầu của chúng (trong khi điều kiện của hầu hết gia đình là không đáp ứng được nhu cầu về ăn uống).
- Các bà mẹ trong những gia đình điểm sáng cho con ăn thêm tôm, cua đồng nhỏ và đọt khoai lang – những thứ được mặc nhiên trong thời đó là không phù hợp với trẻ em và chỉ người lớn mới ăn được.
Bằng việc tập trung nhân rộng những điểm sáng điển hình được tìm thấy, Sternin và những cộng sự của ông đã tìm cách giải quyết được phần nào vấn đề mà trước đó đã tưởng chừng như bế tắc. Bằng việc ứng dụng nguyên lý Pareto, họ đã tập trung vào 20% vấn đề để thu được 80% kết quả.
Trong cuộc sống, không phải lúc nào sự phân phối giữa nguyên nhân và hệ quả cũng là chính xác 80/20. Tất cả chúng ta điều biết rằng tỉ lệ những gì bỏ ra và những gì thu lại được không bao giờ có tỉ lệ thuận hoàn hảo 1:1. Và nguyên lý Pareto cho chúng ta biết hầu hết những đầu ra của cuộc sống (kết quả, phần thưởng, khen ngợi, công nhận…) được phân bố không đồng đều – chúng đến nhiều hơn với một nhóm đối tượng có đóng góp nhiều hơn những nhóm đối tượng khác.
Hiểu được quy tắc thực tế này, bạn có thể ứng dụng ngay vào cuộc sống của mình với 2 gợi ý sau:
- Hãy suy nghĩ thực tế: Mỗi đơn vị đầu vào (công việc, thời gian, sự cố gắng…) không mang lại cùng giá trị đầu ra (cơ hội thăng tiến, tăng lương, phần thưởng…). Suy nghĩ như vậy bạn sẽ biết mình muốn bản thân nằm ở đâu – 20 thiểu số quan trọng hay 80 đa số bình thường?
- Trong mọi công việc, bên cạnh việc thực hiện bằng 100% năng lượng, bạn phải tìm cách xây dựng mô hình, kế hoạch để xác định: đâu là 20% nhiệm vụ, công việc cần làm để mang lại 80% kết quả mong đợi và tập trung hành động vào đó.
Hãy bắt đầu từ 20% dữ kiện được xác định là quan trọng nhất, 80% kết quả đầu ra sẽ nằm trong tay bạn!
CNM.vn