Thông thường một nhà lãnh đạo có tầm nhìn rõ ràng sẽ đề ra cho tổ chức 3 loại kế hoạch: Kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Điều này cũng được ứng dụng trong thiết lập kế hoạch cá nhân. Tất cả chúng ta đều đồng ý rằng những thành tựu nổi bật không thể đến trong một sớm một chiều, đó là thành quả của cả một quá trình với những yêu cầu cao về sự nhất quán và ý chí kiên định. Kế hoạch dài hạn và trung hạn sẽ cho thấy được tầm nhìn và lộ trình rõ ràng để đi đến mục tiêu. Song song với đó, kế hoạch ngắn hạn là minh chứng cho thấy sự cam kết hành động ở hiện tại để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Đức giáo hoàng John Paul II có một câu nói rất nổi tiếng: “The Future starts today, not tomorrow” (Tạm dịch: Tương lai bắt đầu từ hôm nay chứ không phải ngày mai) khẳng định giá trị mang tính quyết định của những hành động trong hiện tại.

Xã hội ngày càng phát triển, kéo theo đó là những yếu tố chi phối tâm trí ngày một nhiều lên. Não bộ không được cấu tạo để chúng ta có thể thực hiện hai việc cùng một lúc. Tuy nhiên không ít người tin vào điều ngược lại và trong số chúng ta, hầu như ai cũng có lúc đang làm việc này nhưng đầu óc lại bận tâm suy nghĩ thêm đến những việc khác. Không chỉ cố gắng làm nhiều thứ cùng một lúc, con người còn dành thời gian nghĩ về những khả năng hơn là tập trung vào thực tế. Nếu như con vật chỉ thể hiện sự lo lắng, sợ hãi về những gì trực tiếp đe dọa đến sự tồn tại của chúng thì con người lo lắng cả về những khả năng – những điều chưa chắc sẽ xảy ra. Khả năng này giúp con người thích nghi và tồn tại tốt hơn giữa môi trường thường xuyên thay đổi. Tuy nhiên, một điều không mong muốn đó là chúng lấy đi rất nhiều năng lượng và với một số người kém thích nghi, họ không thể kiểm soát khả năng này dẫn đến suy nghĩ quá mức, lo hãi, căng thẳng thậm chí là trầm cảm. Tamlylanhdao.com từng chia sẻ với bạn về liệu pháp chấp nhận và cam kết (ACT). Một kỹ thuật có thể được ứng dụng trong liệu pháp này và bạn có thể dùng nó vào cuộc sống hằng ngày của bản thân đó là lập kế hoạch vi mô (Micro-Scheduling hay còn gọi là Micro-Planning). Đây là một bước chi tiết hơn của kế hoạch ngắn hạn – chia thời gian trong ngày của bạn thành những phần nhỏ và tương ứng với đó là những công việc cần thực hiện theo thứ tự: Các công việc quan trọng và gấp sẽ được ưu tiên xử lý trước, sau đó sẽ là những công việc quan trọng và không gấp về mặt thời gian. Xen kẽ vào các công việc này là khoảng thời gian ngắn để thư giãn, nghỉ ngơi. Tìm hiểu về phương pháp Pomodoro (còn gọi là phương pháp quả cà chua) và thiết lập chuông báo để quản lý công việc theo phương pháp này có thể giúp bạn rất nhiều trong công việc.

Tìm hiểu thêm tại: https://www.facebook.com/photo.php?fbid=120945836983434&set=pb.100072040541197.-2207520000&type=3

Lập kế hoạch vi mô cũng là một trong những cách giúp bạn quản lý bản thân hiệu quả hơn. Dưới đây là một số gợi ý bạn có thể tham khảo để bắt đầu xây dựng kế hoạch vi mô cho bản thân:

• Chọn mục tiêu dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Bạn có thể bắt đầu từ câu hỏi: “… năm nữa tôi sẽ …”. Mục tiêu đó có thể liên quan đến công việc, gia đình, hay về một mong muốn nào đó – chẳng hạn như mục tiêu dài hạn “tự chủ tài chính sau 5 năm”. Đây sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu trung hạn cho từng năm và mục tiêu ngắn hạn (theo quý hoặc theo tháng) cần đầu tư, phát triển bản thân như thế nào…
• Phân loại các mục tiêu nhỏ hơn cho phù hợp để tránh trùng lặp. Cần lưu ý rằng một số mục tiêu sẽ có quan hệ nhân quả – tác động đến những mục tiêu khác. Bạn có thể bố trí các mục tiêu theo mạng lưới để thấy được tương quan giữa chúng.
• Xác định các ưu tiên của bạn: Dựa vào danh sách phân loại ở trên, mục tiêu nào ảnh hưởng đến những mục tiêu khác sẽ được cân nhắc thực hiện trước. Bạn có thể xét thứ tự ưu tiên dựa trên nguồn lực, khả năng, nhu cầu của bạn trong hiện tại. Sẽ rất hữu ích nếu bạn quyết định việc gì cần phải làm trước, sau đó thực hiện theo cách của mình để vượt qua tất cả.
• Đặt ra những khung thời gian thực tế và hợp lý. Có thể đó là khoảng thời gian nhưng không nên quá co dãn vì có thể làm bạn cảm thấy áp lực hoặc tăng mức độ trì hoãn.
• Xen kẽ một số hoạt động và thời gian giải lao và các khoảng thời gian dự phòng cho những công việc phát sinh.
• Chia sẻ kế hoạch của bạn với các bên liên quan (đồng nghiệp, cấp trên, các thành viên trong gia đình, bạn bè…). Việc chia sẻ có tác dụng tăng mức độ cam kết của bạn với kế hoạch. Hầu hết mọi người đều muốn thể hiện một hình ảnh tốt nhất có thể khi được ai đó quan sát. Việc chia sẻ giống như bạn tìm kiếm sự quan sát cho hành động của mình và khi cảm thấy được quan sát sẽ giúp bạn kiên trì cũng như tập trung tốt hơn
• Nếu thực hiện tốt, hãy tự thưởng cho bản thân nhé. Nếu kết quả chưa được như bạn mong muốn, không nên tự trừng phạt mà hãy chủ động xem xét lại kế hoạch, tiến hành điều chỉnh cũng như tìm kiếm sự trợ giúp nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện hay đánh giá kết quả.

Nhiều ý kiến cho rằng kế hoạch vi mô cần được chi tiết với thời gian tính bằng phút. Eveash.com chia sẻ rằng rất có thể những tỷ phú thành đạt như Bill Gates hay Elon Musk đã chia 24 giờ mỗi ngày của họ thành những khoảng thời gian ngắn 5 phút. Mặc dù phân chia thời gian chi tiết để sắp xếp công việc là tốt tuy nhiên Tamlylanhdao.com cho rằng chi tiết đến mức độ nào sẽ tùy thuộc vào tính chất công việc cũng như khả năng duy trì sự tập trung chú ý, mức độ nhanh – chậm để quay lại tinh thần làm việc sau khi nghỉ ngơi của mỗi người. Lấy ví dụ đơn cử với những công việc liên quan đến tư vấn, chăm sóc khách hàng, nếu trung bình một cuộc trò chuyện kéo dài từ 30 – 45 phút, ta không thể thiết kế thời gian làm việc 25 phút sau đó đề nghị khách hàng thư giãn, nghỉ ngơi một chút rồi quay lại tiếp tục trò chuyện. Hoặc những người làm các công việc liên quan nhiều đến tính sáng tạo: khi ý tưởng đang tuôn chảy – ta không thể nào bắt bản thân nghỉ ngơi theo đúng kế hoạch đã đề ra được.

Cần hiểu rằng một kế hoạch vi mô không nhất thiết phải chi tiết và cố định về mặt thời gian, bạn có thể dựa trên tính chất công việc và những yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu mà phân bổ thời gian hợp lý. Với một số người kế hoạch vi mô đôi khi chỉ là một bảng To do list gồm các công việc cần làm được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, thời gian dự kiến hoàn thành và một số lưu ý để công việc được vận hành suôn sẻ. Hãy tìm hiểu, dành thời gian và xây dựng kế hoạch vi mô để sớm chạm đến những mục tiêu của riêng mình bạn nhé!

#Tamlylanhdao

Tham khảo từ:

Micro-scheduling: How to break down your time into small pieces of efficiency. Truy cập từ: https://eveash.com/people-human-resources/micro-scheduling/

Will You Work More Effectively with A Micro Schedule? Truy cập từ: https://www.foreverknowledge.info/blog/will-you-work-more-effectively-with-a-micro-schedule/