Lý thuyết quản lý khoa học của Frederick Taylor có lẽ là một trong những nội dung cơ bản không thể bỏ qua đối với bất kỳ cá nhân nào mong muốn tìm hiểu về hoạt động quản lý. Trong bài viết này, tamlylanhdao.com sẽ giới thiệu đến bạn một nhân vật mới – người góp phần đặt nền móng lý luận cho khoa học quản lý cũng nổi tiếng không kém, được mệnh danh là Taylor của Châu Âu. Đó chính là Henri Fayol (1841 – 1925). Với tác phẩm “Quản trị công nghiệp và tổng quát” (bản gốc tiếng Pháp: Administration industrielle et générale) xuất bản vào năm 1949, Henri Fayol được biết đến rộng rãi là người tiên phong đặt nền móng cho việc tiếp cận vấn đề quản trị ở cấp độ vĩ mô: cấp độ tổ chức – hành chính. Tìm hiểu sâu hơn
Khi tìm hiểu về học thuyết của Taylor và Fayol, dù điểm chung của hai tư tưởng này là cùng nhấn mạnh đến phương pháp và nguyên tắc khoa học trong quản lý, ta có thể thấy một sự đối lập ở bề nổi: Nếu Taylor tiếp cận quản lý theo góc độ từ dưới lên trên, chủ yếu xem xét mối quan hệ giữa quản lý cấp trung (quản đốc) và công nhân – cách tiếp cận từ dưới lên thì Fayol lại chủ trương tiếp cận từ trên xuống – xem xét mối quan hệ giữa lãnh đạo, quản lý và nhân viên theo góc độ hành chính trong các tổ chức có quy mô lớn. Henri Fayol cho rằng quản trị là một hoạt động đặc thù trong tổ chức nhằm phát huy những yếu tố khác. Việc quản trị tổ chức tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà lãnh đạo, quản lý. Theo đó, những nhà quản trị không chỉ được yêu cầu về phẩm chất, trình độ về năng lực chuyên môn nhất định mà còn được yêu cầu cao về hệ thống nguyên tắc chỉ đạo hành động cũng như những phương pháp quản trị mà họ sử dụng.
Một điều thú vị về Henri Fayol ít được biết đến là ông làm việc chính thức 1 nhà máy duy nhất với nhiều vai trò khác nhau. Có thể trải nghiệm công việc như vậy góp phần rất lớn trong quá trình hình thành tư tưởng, tạo cơ hội để Fayol nhìn vấn đề ở phương diện tổng thể, xem xét hoạt động quản trị từ trên xuống, tập trung vào bộ máy lãnh đạo cao với các chức năng cơ bản của nhà lãnh đạo, quản lý. Ông cho rằng thành công của quản lý không chỉ nhờ những phẩm chất của các nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ các nguyên tắc chỉ đạo hành động của họ và những phương pháp mà họ sử dụng. 6 chức năng chủ yếu của quản trị tổ chức theo Fayol được gói gọn trong phát biểu sau: “Quản trị hành chính là dự báo và lập kếhoạch, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm tra”. Một số tài liệu cho rằng quan điểm của Fayol để cập đến 5 chức năng (gộp chức năng Dự báo và Lập kế hoạch). Tamlylanhdao cho rằng dự báo là một chức năng quan trọng đặc biệt trong bối cảnh VUCA/BANI như hiện nay, do đó Dự báo nên được xem là một chức năng cụ thể thay vì là một bước đệm phụ vụ cho việc lập kế hoạch.
Trong quản trị hiện đại, chúng ta thường được nghe về 4 chức năng chính của nhà quản trị là Kế – Tổ – Đạo – Kiểm: bao gồm Lập kế hoạch, Tổ chức, Chỉ đạo và Kiểm tra, điều chỉnh. Bạn có thể tìm hiểu 4 chức năng này thông qua rất nhiều nguồn truy cập mở trên internet, trong bài viết này chúng ta sẽ quan tâm nhiều hơn tới hai chức năng còn lại. Với quan điểm của Fayol, quản trị có thêm chức năng Dự báo và Phối hợp. Chức năng dự báo có thể được kết hợp với chức năng lập kế hoạch. Muốn thực hiện tốt chức năng này, nhà lãnh đạo, quản lý không chỉ cần đến phẩm chất, năng lực mà phải có tầm nhìn, có kinh nghiệm cũng như biết nhìn người để “dụng nhân như dụng mộc”. Dự báo là một phần rất cần thiết trong quá trình lên kế hoạch vì nó giúp tổ chức hình dung được những rủi ro, thách thức và dễ dàng vượt qua khó khăn. Cần hiểu rằng dự đoán không phải để làm ta do dự hoặc chùn bước mà là dự đoán để chuẩn bị tâm thế sẵn sàng ứng biết. Fayol chỉ rõ: “Kế hoạch tốt đến đâu cũng không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ có thể xảy ra vậy nên nhất định cần dành một phần cho những sự việc này và chuẩn bị những vũ khí có thể dùng đến…”. Tóm lại, kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn đều sẽ có sai số khi va chạm với thực tế. Chức năng dự đoán sẽ có thể hạn chế tối đa những khó khăn và rủi ro cho tổ chức.
Thêm một chức năng nổi bật trong quan điểm của Fayol là phối hợp. Nếu muốn thực hiện tốt chức năng chỉ đạo, nhà quản trị cần thực hiện tốt chức năng phối hợp. Hai chức năng này có mối liên hệ mật thiết với nhau. Ví dụ trong thực hiện chức năng này là những cuộc họp giữa lãnh đạo, quản lý các cấp, các phòng ban hướng đến kết hợp hài hòa công việc, tài chính, chế độ cũng như quan tâm đến nhu cầu cá nhân.
Từ những chức năng này, có thể thấy khi nhắc đến quản trị doanh nghiệp, người ta chú ý đầu tiên vào các chức năng nhà lãnh đạo cần làm trong vai trò đầu tàu. Tiếp theo sau là những mối liên hệ giữa nhà quản trị và con người, giữa con người và công việc cùng những vấn đề liên quan. 6 chức năng trên có mối liên hệ mật thiết với 14 nguyên tắc quản trị. Nói cách khác, 14 nguyên tắc được trình bày dưới đây chính là kim chỉ nam để nhà lãnh đạo, quản lý thực hiện tốt chức năng quản trị tổ chức.
- Chuyên môn hóa/phân công hóa lao động (Division of Work): Nguyên tắc này cũng có nghĩa là nói không với đa nhiệm. Sự phân bổ công việc và chuyên môn hóa trong tổ chức sẽ kéo theo sự chuyên môn hóa trong kỹ năng của người lao động, thúc đẩy tính tập trung, nâng cao hiệu quả và tạo điều kiện để nhân viên trở thành chuyên gia trong công việc của họ
- Quyền hạn (Authority): Nhà quản trị cần có những quyền hạn nhất định để hoàn thành công việc, đảm bảo nhân viên, cấp dưới thực hiện theo các quyết định, yêu cầu của họ. Tuy nhiên quyền hạn luôn đi kèm với trách nhiệm tương ứng để tạo sự cân bằng trong mối quan hệ phân cấp. Vì nếu nhà quản trị thể hiện quyền hạn nhiều hơn là tinh thần trách nhiệm, họ sẽ khiến cấp dưới nản lòng, nhưng nếu thể hiện trách nhiệm nhiều hơn quyền hạn, nhà quản trị sẽ cảm thấy thất bại trước nhân viên.
- Kỷ luật (Discipline): Kỷ luật phải được tôn trọng trong các tổ chức, nhưng các phương pháp để áp dụng nó có thể khác nhau. “Sự đồng thuận giữa công ty và nhân viên về bản chất được thể hiện qua sự tuân thủ, tính áp dụng, hành vi thể hiện sự tôn trọng.”
- Thống nhất mệnh lệnh (Unity of Command): Đối với quản trị truyền thống, nhân viên nhận yêu cầu, làm việc và báo cáo với 1 người duy nhất. Trong bối cảnh hiện đại, cấu trúc tổ chức đa dạng với nhiều phương pháp và mô hình quản lý kiểu ma trận đan xen nhau nhân viên sẽ được yêu cầu chia sẻ thông tin, báo cáo giải trình với nhiều hơn 1 cấp trên. Có thể mỗi nhà lãnh đạo, quản lý khi tiếp nhận thông tin sẽ đưa ra những phản hồi khác nhau, thậm chí là trái ngược đẩy nhân viên vào thế tiến thoái lưỡng nan. Để thực hiện tốt nguyên tắc này cần liên kết chặt chẽ với nguyên tắc số 5 và 6
- Thống nhất chỉ đạo (Unity of Direction): Đội ngũ nhân viên khi hướng đến cùng một mục tiêu cần được làm việc theo 1 kế hoạch và dưới sự chỉ đạo của một người đảm bảo tất cả các hoạt động đi theo mục tiêu đã định và mọi người có thể dễ dàng phối kết hợp với nhau một cách ăn ý. Kết hợp nguyên tắc này với nguyên tắc số 1, bài học ta có thể rút ra là với các đội nhóm trong tổ chức thực hiện các công việc, lĩnh vực khác nhau thì cần có những quản lý riêng biệt để tránh chồng chéo vai trò. Rạch ròi trong nhân sự quản lý của từng mảng công việc nhưng vẫn đảm bảo sự thông suốt về trao đổi thông tin sẽ vừa phát huy được tính chuyên môn hóa vừa đảm bảo sự kết nối vững chắc trong tổ chức.
- Lợi ích chung cần đặt lên trên hết (Collective Interest Over Individual Interest): Nguyên tắc này có nghĩa là không một lợi ích nào của một nhân viên hay nhóm kể cả nhà lãnh đạo được đặt cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Trên bề nổi, lãnh đạo chính là người quyết định lợi ích chung của tổ chức là gì, tuy nhiên quá trình ra quyết định đó không chỉ có một bàn tay của lãnh đạo mà luôn có sự hiện diện của tập thể vì các quyết định của tổ chức mang tính khả thi, triển khai được khi và chỉ khi quyết định đó được ban hành dựa trên sự đồng thuận.
- Thù lao (Remuneration):Về cơ bản, sự hài lòng của nhân viên được xác định dựa trên sự hài lòng của họ về thù lao. Nói cách khác, nếu cảm thấy những gì nhận được tương xứng với sức lao động bỏ ra, người lao động sẽ hài lòng và gắn bó với tổ chức. Cần xác định thù lao không chỉ bao gồm các yếu tố tài chính mà cả những yếu tố phi tài chính như khen thưởng, cơ hội thăng tiến, quan tâm đời sống tinh thần, đời sống gia đình nhân viên… Tuy nhiên, yếu tố tài chính vẫn mang tính quyết định và đó là lý do giải thích cho thực tế: Bất kỳ tổ chức nào trả lương thấp cũng sẽ rất khó cạnh tranh trong thị trường tuyển dụng lao động chất lượng.
- Tập trung hóa (Centralization): Trong quản trị hiện đại, không tổ chức nào có thể tập trung hay phân cấp hoàn toàn, tuy nhiên tập trung hóa là nguyên tắc chung của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu. Ngay cả ở trong những tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa (decentralization) thì bản chất quyền hành nói chung vẫn tập trung vào tay một số cá nhân cụ thể. Tập trung hóa không có nghĩa là cấp dưới không có quyền hành gì đối với công việc của họ. Sự cân bằng giữa tập trung hóa và phân cấp sẽ khác nhau tùy vào quy mô, tính chất hoạt động của tổ chức. Thông thường, các công ty vừa và nhỏ sẽ phát triển thiên về tập trung hóa nhiều hơn so với các công ty lớn hay các tập đoàn.
- Chuỗi vô hướng (Scalar Chain): Chuỗi vô hướng hay còn gọi là “xích lãnh đạo” là nguyên tắc về truyền đạt thông tin xuyên suốt, không gián đoạn từ những người đứng đầu đến những nhân viên ở cấp cơ sở. Nguyên tắc này yêu cầu mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cần được xây dựng để hỗ trợ con đường thông tin được trôi chảy cũng như các quyết định được thông báo kịp thời rõ ràng, tất cả các bên cùng hiểu để xác định đâu là việc cần làm.
- Trật tự (Order): Cũng giống như một thành tố của quy trình 5S, Một tổ chức vận hành theo nguyên tắc trật tự sẽ có nhiều khả năng phát triển ổn định. Nguyên tắc này nhấn mạnh sự bố trí nhân lực, vật lực, tài lực vào đúng nơi, đúng thời điểm đảm bảo các nguồn lực được sử dụng theo cách đảm bảo hiệu quả tối ưu. Nhân viên được đặt đúng vị trí phù hợp với năng lực, được cung cấp không gian làm việc cùng các công cụ cần thiết để hoàn thành công việc; không sai vặt, can thiệp hay điều chuyển công việc liên tục… có thể được xem là ví dụ về tuân thủ nguyên tắc
- Công bằng (Equity): Nhà quản trị cần công bằng với nhân viên cả trong lời nói và hành động dựa trên lòng tốt và tuân thủ công lý. Nguyên tắc này định hướng cách đánh giá, đối xử với con người trong tổ chức dựa trên những giá trị thực thay vì mối quan hệ, địa vị hay thành tích trước đó. Tuân thủ nguyên tắc công bằng chính là động lực khuyến khích cấp dưới trình bày ý kiến trực tiếp cho lãnh đạo cấp.
- Tính ổn định trong thời gian đảm nhận vị trí (Stability of Tenure of Personnel): Các nhân viên cần có thời gian để thích ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Trừ những trường hợp cất nhắc hay điều chuyển công tác đặc biệt, sự ổn định ở một vị trí nhất định thúc đẩy lòng trung thành, sự gắn bó của cá nhân với công việc và tổ chức. Nguyên tắc đảm bảo tính ổn định còn được thể hiện thông qua sự quan tâm của nhà quản trị. Nếu cấp trên không mô tả công việc rõ ràng, không giao việc cụ thể, vô tình đặt nhân viên vào những vị trí không thích hợp sẽ rất dễ gây ra sự rối loạn trong quá trình vận hành tổ chức.
- Sáng kiến (Initiative):Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, khuyến khích sáng kiến, khả năng sáng tạo sẽ làm gia tăng nhiệt huyết. Đây là một trong những yếu tố tác động đưa khả năng triển nở thành năng lực. Điều này không chỉ đúng với một số vai trò mà đúng với mọi nhân viên ở mọi cấp bậc trong tổ chức nếu họ được khuyến khích, được trao cơ hội thể hiện những sáng kiến cá nhân.
- Tinh thần đoàn kết (Esprit de Corps): Đây là nguyên tắc tối quan trọng liên quan đến việc xây dựng và duy trì sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là vô cùng cần thiết. Nhìn lại hành trình vô định World Cup của Argentina, ta có thể thấy rõ sự khác biệt giữa đội bóng tầm thường và đội bóng có tầm cỡ là tinh thần đoàn kết, tương giữa các đồng đội với nhau. Nhiều người gọi đó là tinh thần đồng đội. Các thành viên trong tuyển Argentina đều được truyền lửa và thấm nhuần tinh thần đồng đội và quả ngọt đội tuyển quốc gia này mang về không chỉ là chiếc cup vô địch mà là một hình ảnh đội bóng thống nhất và đầy kiên cường”. Tìm hiểu thêm về giá trị của tinh thần đoàn kết qua bài viết: EMCC VietNam|Bài học về Phong cách lãnh đạo từ Messi
Tài liệu tham khảo:
Henri Fayol’s Principles of Management. https://www.mindtools.com/asjiu77/henri-fayols-principles-of-management
Thuyết quản lý hành chính của Henri Fayol. https://nhaquanlytuonglai.wordpress.com/2013/06/02/thuyet-quan-ly-hanh-chinh/